NOS SERVICES

L’aide au montage de projets et d’opérations

Ecp intervient auprès de Collectivités locales, d’Associations et d’entreprises pour les aider à monter des projets ou programmes pouvant bénéficier du soutien des fonds européens. Cette intervention peut s’effectuer très en amont, depuis l’idée initiale jusqu’à la rédaction du dossier de demande de financement. Cela concerne les demandes de subvention des bénéficiaires publics ou privés pour des opérations dont ils assureront les réalisations et pour lesquels ils supporteront directement les dépenses.

L’élaboration de procédures de gestion

A la demande d’organismes intermédiaires, Ecp participe à la mise en place de procédures de gestion conformes aux exigences de traçablité des fonds européens, en particulier par la mise en œuvre d’une piste d’audit suffisante. Selon la demande et le contexte, ces prestations peuvent se traduire par la mise en place et la description du système de gestion et de contrôle, la définition de procédures et/ou la conception d’outils, la réalisation de guides de procédures, la sensibilisation des gestionnaires, la formation des instructeurs gestionnaires des dossiers d’opération, un suivi technique de la mise en œuvre des procédures.

Le suivi de projets et d’opérations et la mise en place d’une démarche qualité gestion

La réalisation des projets, des programmes ou des opérations peut demander des appuis spécifiques, soit ponctuellement soit tout au long du programme pour veiller à la mise en œuvre correcte des procédures, à la bonne utilisation des outils, au suivi de gestion, ou encore au rendu des opérations réalisées (préparation et production de bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers). Nos interventions peuvent concerner le contenu des opérations, l’évaluation des résultats, l’appui à l’organisation de la gestion du projet et des relations partenariales, le suivi administratif, comptable et financier.

Le contrôle du service fait

Le contrôle du service fait constitue une étape incontournable et préalable (sauf dans le cas d’avances) à la mise en paiement des fonds européens. Les gestionnaires ou gestionnaires délégués de ces fonds peuvent avoir recours à Ecp soit pour conduire les opérations de contrôle du service fait et leur proposer des conclusions qu’ils devront valider avant la liquidation des aides, soit pour organiser les procédures de contrôle et les transférer aux agents concernés par des missions d’appui et de formation. Dans ce type de mission Ecp cherche toujours à former les acteurs, à leur proposer des outils méthodologiques afin de leur transférer les compétences et d’éviter ainsi les « marchés captifs ».

Le contrôle qualité gestion

La gestion des fonds européens comporte des obligations réglementaires et un formalisme spécifique. Si les gestionnaires de ces fonds veulent éviter les défauts systémiques et les sanctions financières qui en résultent, il convient de vérifier régulièrement que les procédures ne se délitent pas et de mesurer les écarts entre les procédures décrites dans les systèmes de gestion et la réalité de leur mise en œuvre. Des procédures de « contrôle qualité gestion », basées sur des analyses de dossiers d’opérations, permettent de mesurer ces écarts et d’apporter, si nécessaire, des mesures correctives avant que des sanctions financières ne soient prononcées par les instances de contrôle nationales ou communautaires. Ecp a une grande expérience de ces « contrôles qualité gestion » et de la mise en place des mesures correctives qui s’imposent.

L'appui au pilotage

Ecp peut intervenir auprès d'autorités de gestion délégués et d’organismes intermédiaires pour les aider dans le pilotage des fonds européens. Cela se traduit par un appui dans les différentes phases de la programmation, par un conseil sur les outils et les procédures, par la mise en œuvre de tableaux de bord de suivi spécifiques construits en partenariat, par des appuis/conseils sur la tenue et l’organisation du classement des dossiers. Cela peut également se traduire par un appui à la préparation des dialogues de gestion, des comptes rendus annuels d’exécution, par une intervention sur les plans de reprise et les réponses à apporter aux différents contrôles. Ecp met son expertise au service des gestionnaires pour permettre un pilotage optimal des fonds européens et garantir un respect des procédures.

La formation

Motivation de la démarche
Les accompagnements sur mesure Les formations ne sont pas toujours suffisantes pour répondre aux besoins spécifiques. C’est pourquoi des accompagnements « sur mesure » peuvent être mis en place auprès de vos structures. N’hésitez pas à nous contacter !

Des formations « à la carte »
Nous sommes à votre disposition pour toute demande de formation « Intra » permettant de réaliser des interventions « sur mesure », qu’il s’agisse de monter un projet partenarial, de répondre à un appel à projets, de mettre en place l’organisation et les outils de suivi adéquats, de préparer son bilan ou de répondre aux exigences d’un contrôle...

Une offre volontairement ciblée
FAR Conseil, fort de son expertise sur toutes les étapes de la gestion des projets et de son expérience solide de formateur sur la nouvelle programmation 2014-2020 souhaite aujourd’hui faire une offre de formation ancrée dans les pratiques quotidiennes des opérateurs et des gestionnaires.

Pourquoi une offre de formation pour les porteurs de projets et bénéficiaires du FSE ?
ï Un contexte général d’une complexité accrue, des difficultés financières auxquelles sont confrontées de plus en plus d’associations, d’entreprises ou de collectivités locales, de nombreux écueils rencontrés pour « mobiliser » les fonds européens… ces constats sont largement partagés. ï Plus spécifiquement de nombreuses associations doivent faire face à une certaine raréfaction des financements publics et à une évolution de ces derniers avec des règles et des contraintes de plus en plus fortes en matière de restitution technique et financière des actions. ï Les financeurs nationaux s’alignent de plus en plus sur des règles communautaires très exigeantes et strictes en termes de traçabilité des dépenses et de rendu des opérations. Malgré ce contexte contraignant, les financements européens, en particulier le Fonds Social Européen (FSE), restent une réelle opportunité pour de nombreux acteurs. Il est paradoxal de constater que l’accès aux financements européens reste souvent compliqué voir difficile pour de nombreux porteurs de projets alors que ces fonds sont « disponibles » et que l’enjeu partagé avec les gestionnaires est bien de les utiliser dans le cadre des priorités de l’Europe 2020. Nous ne pouvons que constater dans l’exercice de nos fonctions de contrôle et d’audit les difficultés persistantes rencontrées par nombre de bénéficiaires lors de la justification de leur bilan d’opération FSE pour respecter les exigences attendues… Cela peut occasionner parfois de fortes corrections financières alors que les opérations ont bien eu lieu voire ont pu atteindre leurs objectifs de réalisation. D’où des incompréhensions et des doutes sur la pertinence de chercher à mobiliser ces financements... Pourtant dans la plupart des cas de nombreuses erreurs ou insuffisances auraient pu être corrigées ou anticipées en prenant les bonnes dispositions dès le démarrage du projet !

Ci-dessous nos offres de formation pour les porteurs de projets, les bénéficiaires et les gestionnaires de projet

Le manuel de procédure de qualité ECP

ECP offre, un manuel de procédure qualité qui se décline sous forme de : Formation : Méthodologie de conduite de projets cofinancés par les fonds européens (Cycle de Gestion de Projet « CGP ») Outillage : Garantie la traçabilité des actions, dépenses, recettes. Assistance Technique : Tout au long de la réalisation du projet, du montage du dossier au remboursement du solde final.

Un classeur « Piste d’audit administrative»

Permet de retracer la vie administrative du dossier de l’appel appel à projet à l’archivage (physique et numérique)

  • Appel à projet
  • Demande de financement datée et signée
  • Echanges et correspondances
  • Attestation de recevabilité
  • Lettre de notification
  • Convention signée
  • Bilans d'exécution (remontée de dépenses)
  • Preuve d'encaissement des Fonds Européens
  • Rapport de contrôle, audit etc.
  • Archivage (numérique et/ou physique)

Un classeur « Outils de traçabilité »
Permet de retracer, les actions, les activités, les dépenses, les recettes, la publicité, les pièces non comptables grâce à la mise en place d’outils adaptés au projet.

Un classeur Kit financier
Permet de retracer, les actions, les dépenses, les recettes, la publicité, les pièces comptables de valeur probante grâce à la mise en place d’outils adaptés au projet.